Répondre aux mails de vos clients avec l'IA sans perdre votre humanité

N'avez-vous jamais pensé à faire répondre l'IA à votre place quand vous recevez un email ?

En ce qui me concerne, ça m'a traversé l'esprit, mais comme d'habitude, j'ai bien du mal à le faire. Et pourtant, quand on doit répondre à des mails récurrents, ça pourrait être une sacrée bonne idée.

Je me suis donc posé 5 minutes, et j'ai élaboré une petite stratégie de réponse à certains types de mails que je reçois fréquemment.

Le but est d'utiliser l'IA de manière utile et intelligente (ce qu'on voit rarement, on peut bien le dire).

Pour cela, il faut envisager un principe central : l’outil exécute 95% des tâches, et l’humain décide de ce qu'il garde.

L’objectif consiste à confier à l’IA la partie mécanique tout en conservant la signature personnelle dans le message final.

Voici donc la procédure que je vous propose de suivre en 5 étapes :

La procédure en 5 étapes

La première étape consiste à capturer votre style.

Votre style se définit par votre vocabulaire, la longueur de vos phrases, votre niveau de proximité et aussi votre manière d’ouvrir et de conclure un email.

Pour cela, sélectionnez une dizaine (une centaine ?) d’emails représentatifs de votre manière d’écrire. Ces emails servent de matière de référence. L’IA analyse ces textes afin d’en extraire les constantes d’écriture.

Vous lui fournissez ces exemples une seule fois, puis vous lui demandez de mémoriser ce style comme base de travail.

La deuxième étape repose sur la séparation claire des rôles.

Vous laissez l’IA produire une première version rapide, structurée et complète. Cette version agit comme un brouillon intelligent.

Vous intervenez ensuite pour ajuster le ton, affiner une phrase ou renforcer une intention, ce qui réduit fortement le temps passé devant la page blanche tout en conservant le contrôle éditorial.

La troisième étape consiste à créer des modèles de réponses.

Eh oui ! Une grande partie des emails reçus suivent souvent des schémas similaires : demandes d’informations, prises de rendez-vous, suivis, objections, confirmations...

Pour chaque type d’email récurrent, vous définissez un cadre de réponse. L’IA remplit ce cadre à partir du contexte précis du message reçu et vous obtenez ainsi une réponse cohérente et adaptée, que vous pouvez exploiter immédiatement.

Bon... Perso, je n'ai pas attendu que l'IA soit à ma disposition pour faire ça. Depuis des lustres (au moins 15 ans), j'ai des réponses toutes faites à une quarantaine de questions qui reviennent régulièrement, et ce même avec une FAQ détaillée.

L'avantage avec l'IA, c'est qu'elle peut améliorer la réponse. La tournure ou la profondeur de la réflexion, pour que la réponse soit la plus complète mais aussi la polus humaine et compréhensible possible.

La quatrième étape repose sur le contexte fourni à l’IA.

Plus le contexte se révèle précis, plus la réponse gagne en pertinence.

Vous indiquez l’objectif de la réponse, le niveau de détail attendu et l’action finale souhaitée. Cette clarification transforme l’IA en assistant rédactionnel orienté résultat plutôt qu’en générateur de texte générique.

Et pour finir, la cinquième étape consiste à instaurer une routine simple.

Vous lisez l’email entrant, vous copiez son contenu, vous demandez une réponse dans votre style à partir de vos règles définies, puis vous effectuez une relecture rapide.

Si vous prenez à chaque fois l'habitude de faire ça, ce processus deviendra de plus en plus fluide après quelques répétitions.

L’IA agit alors comme un amplificateur de productivité. Elle accélère la formulation, structure la pensée et libère du temps mental. Votre valeur réside dans la décision finale, l’intention et la relation créée par vos mots.

Utilisée de cette manière, l’IA peut transformer la gestion de vos emails en tâche maîtrisée, rapide et alignée avec votre manière de communiquer.

La procédure en 4 prompts

Je vous propose maintenant d'utiliser quelques prompts à fournir à votre agent IA préféré pour vous aider dans cette tâche.

Bien évidemment, on DOIT y introduire un peu de copywriting, parce qu'un email, c'est quand même l'occasion de faire agir les gens. Même de manière légère (ne serait-ce que pour engager les gens à vous laisser un témoignage ou à répondre au mail envoyé pour obtenir d'autres infos ou attentes précieuses pour vos pages de vente)

Attaquons donc avec le premier prompt qui permet de calibrer le style et l'intention copywriting :

Tu agis comme un assistant expert en copywriting appliqué aux emails professionnels.

Contexte : je vais te fournir plusieurs emails que j’ai rédigés moi-même.

Objectif : analyser mon style rédactionnel et mon intention persuasive naturelle.

Ta mission consiste à identifier :

– mon ton dominant

– mon niveau de proximité

– mon rythme d’écriture

– mes choix de mots récurrents

– ma manière d’installer le contexte

– ma façon de guider le lecteur vers une action

Tu construis un profil de style intégrant une dimension copywriting orientée clarté, fluidité et efficacité relationnelle.

Ce style devient la référence pour toutes les réponses futures.

Tu confirmes quand le style et l’intention copywriting sont intégrés.

Voici les emails de référence :

[coller ici les emails]

Vous pouvez commencer par rassembler une vingtaine d'emails que vous avez déjà envoyés et vous constituer une base de mails "génériques" que vous avez écrits à l'instinct.

C'est le meilleur moyen d'avoir ensuite un style facile à extraire pour l'IA

Passons maintenant au prompt n°2 qui va servir à élaborer une réponse aux email avec structure copywriting invisible**

Tu agis comme mon assistant personnel de réponse aux emails, avec une approche copywriting subtile.

Contexte : je vais te fournir un email reçu.

Objectif : rédiger une réponse rapide, claire et persuasive, alignée avec mon style.

Directives copywriting :

– clarifier l’enjeu dès les premières lignes

– montrer que le message reçu a été compris

– orienter naturellement vers la prochaine étape

– conserver une lecture fluide et humaine

Tu structures la réponse selon ce flux : compréhension, valeur, action.

Tu produis un email prêt à envoyer, sans explication.

Voici l’email à traiter :

[coller ici l’email reçu]

Voilà.

A ce niveau, vous avez normalement une réponse claire.

Il ne vous reste plus qu'à la relire et éventuellement à la modifier pour qu'elle soit un peu plus fidèle à ce que vous êtes et ce que vous voulez dire.

Et si vous voulez aller plus loin, je vous propose maintenant 2 prompts de plus.

Finalisation et optimisation du processus

Pour commencer, voici un prompt qui va permettre à l'IA de fournir des modèles de réponses orientés conversion douce :

Tu agis comme un copywriter spécialisé dans les emails transactionnels et relationnels.

Contexte : je reçois régulièrement des emails similaires.

Objectif : créer un modèle de réponse réutilisable, orienté gain de temps et efficacité.

Le modèle doit :

– rassurer rapidement

– valoriser la clarté

– guider vers une action évidente

– rester cohérent avec mon style

Tu conçois un texte adaptable, avec des zones modulables, tout en conservant une logique persuasive naturelle.

Type d’email concerné :

[décrire ici le type d’email]

De cette manière, vous pouvez utiliser le modèle créé pour que l'IA réponde encore plus vite et de manière encore plus pertinente.

Les étapes sont claires :

1. Vous dites à l'IA que vous avez reçu un mail
2. Vous collez le mail reçu
3. Vous lui dites que vous voulez qu'il réponde à ce mail en utilisant cette structure :
4. Vous collez le modèle

Avec cette procédure simple, tout est encore plus rapide.

Que cela n'empêche pas votre relecture et votre contrôle du mail final.

Et pour finir - pas obligé - un 4ème prompt pour optimiser le copywriting de votre réponse avant envoi*

Tu agis comme un relecteur copywriting spécialisé en emails professionnels.

Contexte : je vais te fournir une réponse email rédigée.

Objectif : améliorer l’impact, la clarté et la fluidité sans modifier mon style.

Ta mission consiste à renforcer :

– la lisibilité

– la compréhension immédiate

– l’orientation vers l’action

Tu ajustes uniquement ce qui augmente l’efficacité du message.

Voici l’email à optimiser :

[coller ici l’email]

Il ne vous reste plus qu'à contrôler cette dernière version, de bien vérifier les liens contenus dans votre email, et d'envoyer.

Normalement, vous pouvez avoir plié une activité qui vous prenait en moyenne 30 minutes en seulement 3 ou 4 minutes.

Et plus vous aurez de modèles prêts à l'emploi, plus ce sera rapide.

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